En xenolavique, nos tomamos muy en serio la protección de tus datos personales. Esta política explica cómo recogemos, usamos y protegemos tu información cuando utilizas nuestros servicios de gestión financiera para pequeñas empresas.

Cumplimos con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) española. Y cuando decimos que cumplimos, no es solo papelería. Es nuestro compromiso diario.

1. Responsable del Tratamiento

Somos nosotros quienes decidimos qué hacemos con tus datos y cómo los protegemos. Si tienes preguntas sobre privacidad, puedes contactarnos directamente usando la información anterior.

2. Datos que Recopilamos

Seamos claros desde el principio. Necesitamos cierta información para ofrecerte nuestros servicios de gestión financiera, pero solo pedimos lo necesario.

Información de Identificación Personal

• Nombre completo y apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono de contacto
• Dirección postal de tu negocio
• NIF o CIF de tu empresa
• Información de facturación y pago

Datos Financieros de tu Negocio

• Información de transacciones comerciales que introduces en la plataforma
• Registros de ingresos y gastos que gestionas
• Documentos fiscales que subes voluntariamente
• Datos bancarios necesarios para la integración con tu contabilidad

Información Técnica

Como cualquier servicio online, recopilamos automáticamente algunos datos técnicos cuando usas nuestra plataforma:

• Dirección IP y ubicación aproximada
• Tipo de navegador y dispositivo que usas
• Páginas que visitas dentro de nuestra plataforma
• Fecha y hora de acceso a nuestros servicios
• Cookies y tecnologías similares (consulta nuestra política de cookies específica)

3. Cómo Utilizamos tus Datos

No vamos a guardarnos nada. Aquí está exactamente qué hacemos con tu información y por qué lo necesitamos.

4. Base Legal para el Tratamiento

El RGPD exige que tengamos una base legal para procesar tus datos. Aquí están las nuestras, explicadas sin jerga jurídica innecesaria:

• Ejecución de Contrato: Procesamos tus datos porque aceptaste usar nuestros servicios. No podríamos cumplir con nuestro acuerdo contigo sin manejar tu información.
• Obligación Legal: La ley española nos obliga a conservar ciertos registros financieros durante períodos específicos.
• Interés Legítimo: Tenemos un interés legítimo en mejorar nuestro servicio, prevenir fraudes y mantener la seguridad de la plataforma.
• Consentimiento: Para comunicaciones de marketing o funcionalidades opcionales, te pedimos tu consentimiento explícito. Y puedes retirarlo cuando quieras.

5. Compartir Información con Terceros

No vendemos tus datos a nadie. Punto. Pero sí trabajamos con algunos proveedores de confianza que nos ayudan a operar el servicio.

Proveedores de Servicios

Compartimos datos solo con empresas que nos ayudan a ofrecerte el servicio:

• Proveedores de hosting en servidores ubicados dentro de la Unión Europea
• Servicios de procesamiento de pagos que cumplen con los estándares PCI-DSS
• Herramientas de análisis para entender cómo funciona nuestra plataforma
• Servicios de soporte técnico y atención al cliente

Todos estos proveedores están contractualmente obligados a proteger tus datos y solo pueden usarlos para los fines específicos que les autorizamos.

Obligaciones Legales

Podemos compartir información si la ley nos lo exige, como respuesta a una orden judicial o solicitud de autoridades fiscales españolas. En esos casos, verificamos que la solicitud sea legítima antes de proporcionar cualquier dato.

6. Transferencias Internacionales de Datos

Mantenemos todos tus datos dentro de la Unión Europea. Nuestros servidores principales están en España, y los servicios de respaldo también están en territorio europeo.

Si en algún momento necesitáramos transferir datos fuera de la UE, te lo notificaríamos y nos aseguraríamos de que existen garantías adecuadas según el RGPD, como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

7. Conservación de tus Datos

No guardamos tu información más tiempo del necesario. Pero la normativa contable española tiene sus exigencias.

Períodos de Conservación Específicos

• Datos de cuenta activa: Durante el tiempo que uses nuestros servicios
• Registros financieros: 6 años desde la última transacción (obligación legal)
• Comunicaciones de soporte: 3 años desde la última interacción
• Datos de marketing: Hasta que retires tu consentimiento o 2 años sin interacción
• Datos técnicos y cookies: Según especificamos en nuestra política de cookies

Cuando cierres tu cuenta, eliminaremos los datos personales que no estemos obligados a conservar legalmente. Los datos sujetos a obligaciones legales se anonimizarán en cuanto expire el período de conservación obligatorio.

8. Tus Derechos sobre tus Datos

El RGPD te otorga derechos importantes sobre tus datos personales. Y nosotros nos los tomamos en serio. Aquí está lo que puedes hacer:

Derecho de Acceso

Puedes pedirnos una copia de toda la información personal que tenemos sobre ti. Te la proporcionaremos en formato electrónico fácilmente legible.

Derecho de Rectificación

Si detectas que algún dato tuyo es incorrecto o está desactualizado, puedes solicitar que lo corrijamos. En muchos casos, puedes hacerlo tú mismo desde la configuración de tu cuenta.

Derecho de Supresión

Puedes pedirnos que eliminemos tus datos personales, salvo que estemos obligados legalmente a conservarlos (como los registros contables durante 6 años).

Derecho a la Limitación del Tratamiento

Puedes solicitarnos que dejemos de procesar tus datos activamente mientras se resuelve alguna cuestión, aunque sigamos conservándolos.

Derecho a la Portabilidad

Tienes derecho a recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común, y a transmitirlos a otro proveedor de servicios si así lo deseas.

Derecho de Oposición

Puedes oponerte a que procesemos tus datos para ciertos fines, especialmente para marketing directo o cuando basamos el procesamiento en nuestro interés legítimo.

Cómo Ejercer tus Derechos

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíanos un email a help@xenolavique.sbs con el asunto "Ejercicio de Derechos RGPD". Necesitaremos verificar tu identidad antes de procesar tu solicitud.

Responderemos a tu solicitud en un plazo máximo de 30 días. Si la solicitud es compleja o tenemos muchas, podríamos necesitar 60 días adicionales, pero te avisaríamos.

9. Seguridad de tus Datos

La seguridad no es algo que tomamos a la ligera, especialmente cuando se trata de información financiera. Implementamos múltiples capas de protección.

Medidas Técnicas

• Encriptación SSL/TLS para todas las comunicaciones entre tu navegador y nuestros servidores
• Cifrado de datos sensibles en nuestras bases de datos
• Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
• Copias de seguridad automáticas diarias con almacenamiento redundante
• Autenticación de dos factores disponible para todas las cuentas
• Monitorización continua de actividad sospechosa

Medidas Organizativas

• Acceso restringido a datos personales solo para empleados que lo necesitan
• Acuerdos de confidencialidad con todo nuestro personal
• Auditorías de seguridad regulares
• Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad
• Formación continua del equipo en protección de datos

A pesar de nuestros mejores esfuerzos, ningún sistema es completamente invulnerable. Si detectamos una brecha de seguridad que afecte a tus datos, te lo notificaremos dentro de las 72 horas siguientes, tal como exige el RGPD.

10. Menores de Edad

Nuestros servicios están diseñados para empresas y profesionales. No recopilamos intencionadamente información de menores de 18 años sin el consentimiento de sus padres o tutores legales.

Si descubrimos que hemos recopilado información de un menor sin el consentimiento adecuado, tomaremos medidas para eliminar esa información lo antes posible.

11. Cookies y Tecnologías Similares

Usamos cookies y tecnologías similares para que la plataforma funcione correctamente y para mejorar tu experiencia. Algunas son esenciales para el funcionamiento básico del servicio, mientras que otras nos ayudan a entender cómo usas la plataforma.

Puedes consultar información detallada sobre qué cookies utilizamos, para qué sirven y cómo gestionarlas en nuestra Política de Cookies específica.

12. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta política de privacidad ocasionalmente. Cuando lo hagamos, cambiaremos la fecha de "última actualización" al principio del documento.

Si realizamos cambios significativos que afecten a cómo procesamos tus datos, te lo notificaremos por email o mediante un aviso destacado en la plataforma antes de que los cambios entren en vigor.

Te recomendamos revisar esta política periódicamente para estar informado sobre cómo protegemos tu información.

13. Decisiones Automatizadas y Elaboración de Perfiles

No utilizamos sistemas de toma de decisiones totalmente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o te afecten significativamente.

Sí utilizamos análisis automatizado para generar informes financieros y estadísticas sobre tu negocio, pero estas son herramientas que tú controlas. Las decisiones importantes sobre tu negocio siempre las tomas tú.